Hoe een adviesbureau in de brandveiligheid grip kreeg op hun planning

Een van onze eerste opdrachten kwam van een adviesbureau in de brandveiligheid. De manager had wel een overzicht over de capaciteit van zijn team, alleen was het altijd zoeken, vragen en niet volledig duidelijk wat er nou precies speelde. Alles werd bijgehouden in Excel, maar het gaf geen antwoord op de simpelste vragen: wie is morgen beschikbaar? Welke projecten lopen achter? Wie is overbezet?

Het gevolg: handmatig zoeken, dubbele boekingen en frustratie binnen het team.

Binnen 3 weken bouwden we een volledig web-based planningssysteem. Geen software installatie, geen licenties, gewoon een browser openen en direct aan de slag.

Hoe het systeem werkt

1. Projecten beheren Elk project krijgt een eigen kaart met klantlogo, status en toegewezen medewerker. In één oogopslag zie je welke projecten actief zijn, welke afgerond zijn en welke nog ingepland moeten worden. Een nieuw project toevoegen duurt letterlijk 30 seconden projectnaam, medewerker, uren, start- en einddatum.

2. Planning maken In het planningsoverzicht koppel je medewerkers aan projecten op specifieke dagen. Per regel zie je direct: wanneer, wie, welk project, maximale uren, geplande uren en nog beschikbare uren.

3. Capaciteit in één oogopslag De timetable is waar het echt waardevol wordt. Per medewerker, per dag zie je direct of iemand VOL of BESCHIKBAAR is. Elke medewerker heeft zijn eigen kleur, zo zie je in één oogopslag de bezetting van je hele team voor de komende weken.

   Dit is ook waar sales op stuurt: wie kan er volgende week of over 3 maanden een nieuw project oppakken? Het antwoord is in één blik zichtbaar.

Waarom geen dure planningssoftware?

De voor de hand liggende vraag is: waarom geen ERP of CRM systeem? Die bestaan toch voor dit soort problemen?

Ja, maar ze zijn vaak te duur voor wat ze doen en te complex voor een klein of middelgroot bedrijf. Je betaalt voor honderden functies waarvan je er tien gebruikt. En je wordt afhankelijk van een systeem dat moeilijk te verlaten is.

Bij een dashboard dat wij bouwen, blijf je eigenaar van je eigen data. Je Excel bestand blijft gewoon bestaan, wij bouwen daar een schil omheen. Een visuele, web-based interface die altijd up-to-date is. Geen lock-in, geen licentiekosten, geen overbodige complexiteit.