Case Studies
Van Excel en onderbuikgevoel naar een werkend planningssysteem
Een middelgroot adviesbureau uit Amersfoort met tussen de 20 en 25 medewerkers. Drukke agenda's, veel projecten tegelijk en een manager die alles in zijn hoofd bewaarde en het overzicht in Excel wilde kunnen vinden.
Het probleem
Er was geen systeem, alleen een Excel sheet met meerdere tabbladen. De capaciteitsplanning leefde in het hoofd van de manager, wie werkt waar, hoeveel uur is er nog beschikbaar, welke projecten moeten nog ingepland worden en wanneer moeten we sales inzetten voor de volgende opdracht? Dat was dagelijks puzzelen met beperkt overzicht.
Ze hadden het nog niet geprobeerd op te lossen met software. Het was gewoon altijd zo gegaan. Bij toename van opdrachten en medewerkers raakte het Excel bestand steeds voller en onoverzichtelijker.
De kennismaking
We kwamen via een bekende bij elkaar. Geen koude acquisitie, maar een warme introductie. Dat maakte het gesprek makkelijker, maar de opdracht niet vanzelfsprekend.
Er was namelijk concurrentie. Gevestigde aanbieders met een vergelijkbaar systeem, inclusief een koppeling met Office 365 zodat agenda's automatisch gesynchroniseerd worden. Een harde eis van de klant. Prijs: €6.000 à €7.000.
De behoefte was er duidelijk, het gebrek aan inzicht kostte wekelijks tijd en energie. Maar €7.000 neertellen voor een systeem dat nog bewezen moet worden? Dat was een stap te ver.
Ons voorstel: €4.000. Zonder de O365 koppeling, maar wel een werkend systeem dat direct inzicht geeft. Na wat overtuiging kozen ze toch voor ons. De gunfactor speelde mee, maar ook de pragmatische afweging: betaalbaar starten en later uitbreiden is slimmer dan wachten op het perfecte systeem.
De oplossing
Binnen 1 tot 2 weken bouwden we een volledig web-based planningssysteem op maat. Geen installatie, geen licenties, gewoon een browser openen en aan de slag.
Het systeem bestaat uit drie onderdelen:
Projectoverzicht Alle projecten op één plek, met status (Actief, Inplannen, Afgerond) en toegewezen medewerker. Nieuwe projecten toevoegen duurt 30 seconden.
Planningsoverzicht Per medewerker, per dag zie je exact aan welk project iemand werkt en hoeveel uur. Handmatig toevoegen via een simpel formulier.
Tijdsplanning / Timetable De balkenplanning per medewerker per week. Direct zichtbaar: VOL, BESCHIKBAAR of OVERPLAND. Elke medewerker heeft zijn eigen kleur. In één oogopslag zie je de bezetting van het hele team en waar er ruimte is voor nieuwe opdrachten.
De uitdaging
De grootste hobbel was niet de techniek, het was de overtuiging vooraf. Een concurrent met een kant-en-klaar systeem en een O365 koppeling is een serieuze tegenstander. We konden niet op alle punten winnen. Wat we wel konden bieden: maatwerk, betrokkenheid en een lagere prijs. En de belofte dat we verder zouden bouwen.
De O365 koppeling staat op de planning. Net als een AFAS koppeling zodat nieuwe offertes automatisch als project in de planning verschijnen. Want dat is het volgende pijnpunt: als een offerte getekend is, moet het project direct zichtbaar zijn om in te plannen.
Het resultaat
Na 2 tot 4 weken was het systeem volledig in gebruik. Het resultaat:
Minder tijd kwijt aan handmatig plannen
Minder stress bij de manager het hoofd is leeg, het systeem denkt mee
Betere communicatie binnen het team, iedereen ziet hetzelfde overzicht
Betere salessturing direct zichtbaar wie beschikbaar is voor een nieuwe opdracht
Het systeem draait nog steeds, met kleine aanpassingen onderweg.
Conclusie
Wat dit project ons heeft geleerd
Dit project heeft ons drie dingen geleerd.
Een goed systeem bouwen zonder groot budget is mogelijk. Je hebt geen €50.000 ERP nodig om overzicht te krijgen.
Overtuiging vooraf is net zo belangrijk als de techniek. Een demo, een helder verhaal en een vertrouwd gezicht maken het verschil, ook als je op papier niet de sterkste bent.
Maatwerk wint altijd van one-size-fits-all. Niet omdat het goedkoper is, maar omdat het past. Dit systeem is gebouwd rondom hoe dit bureau werkt, niet andersom.
En misschien wel het belangrijkste: dit project heeft ons laten zien hoe we dit soort systemen bouwen. Zodat we het nu kunnen aanbieden aan iedereen die hetzelfde probleem heeft.
Herken je dit?
Loopt jouw planning ook nog via Excel, WhatsApp of het hoofd van één persoon? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek, we kijken samen wat er mogelijk is voor jouw situatie.
Back